E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung für Unternehmen – GoBD- und DSGVO-konform, TÜV-geprüft

Die geschäftliche Kommunikation per E-Mail nimmt kontinuierlich zu – und mit ihr die rechtlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Archivierung. Steuerlich relevante E-Mails und Handelsbriefe unterliegen den Vorgaben der GoBD und müssen vollständig, zeitnah, unveränderbar und formatgetreu aufbewahrt werden. Gleichzeitig stellt die DSGVO strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten, insbesondere im Hinblick auf Zweckbindung, Löschfristen und Betroffenenrechte.

Eine Ablage im E-Mail-Postfach oder auf dem Mailserver ist dafür nicht ausreichend. Ebenso unzulässig ist eine unkontrollierte Archivierung sämtlicher E-Mails, da dies den Datenschutzvorgaben der DSGVO widersprechen kann. Unternehmen stehen damit vor der Herausforderung, Rechtssicherheit und Datenschutz in Einklang zu bringen.

Die professionelle Mailarchivierung der intersaar gmbh bietet hierfür eine praxisbewährte und kosteneffiziente Lösung. Als zertifizierter Partner von REDDOXX stellen wir Ihnen ein leistungsfähiges Archivierungssystem zur Verfügung, das GoBD- und DSGVO-konform, revisionssicher und durch den TÜV geprüft ist.

Alle relevanten E-Mails werden regelkonform archiviert und sind jederzeit schnell recherchierbar – auch über viele Jahre hinweg. Gleichzeitig ermöglichen intelligente Regelwerke die Einhaltung gesetzlicher Löschfristen und den Schutz personenbezogener Daten. So reduzieren Sie Haftungsrisiken, entlasten Ihre IT und gewinnen Transparenz im täglichen Arbeitsablauf.

GoBD und DSGVO – kein Widerspruch mit der richtigen Mailarchivierung

Unternehmen stehen bei der E-Mail-Archivierung vor einer besonderen Herausforderung: Während die GoBD eine vollständige, unveränderbare und langfristige Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails fordert, verlangt die DSGVO einen datensparsamen Umgang mit personenbezogenen Informationen, klare Zweckbindungen sowie definierte Löschfristen. Eine pauschale Archivierung sämtlicher E-Mails ist daher ebenso problematisch wie eine unstrukturierte Ablage in Postfächern oder auf Mailservern.

Die Mailarchivierung der intersaar gmbh verbindet beide Regelwerke in einer rechtskonformen Gesamtlösung. Steuerlich relevante E-Mails werden revisionssicher archiviert und bleiben über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum unverändert verfügbar. Gleichzeitig sorgen intelligente Filter- und Regelmechanismen dafür, dass personenbezogene Daten nur im zulässigen Rahmen verarbeitet und fristgerecht gelöscht werden können.

Durch die TÜV-geprüfte Archivierungslösung erhalten Sie eine dokumentierte Sicherheit, die sowohl steuerrechtlichen als auch datenschutzrechtlichen Anforderungen gerecht wird. So entsteht keine Rechtsunsicherheit, sondern ein klar strukturierter, nachvollziehbarer Archivierungsprozess – transparent für Prüfungen und praktikabel im Arbeitsalltag.

Ihre Vorteile

Während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, übernimmt die intersaar gmbh die technisch-organisatorischen Maßnahmen der Datensicherung. Als ISO-27001-zertifizierter Dienstleister garantieren wir die Speicherung Ihrer Daten ausschließlich in unserem Rechenzentrum in Saarbrücken – sicher, hochverfügbar und „Made in Germany“.

Fazit

Mit der TÜV-geprüften Mailarchivierung der intersaar gmbh schaffen Sie Rechtssicherheit, erfüllen gesetzliche Vorgaben zuverlässig und schützen gleichzeitig sensible Daten – dauerhaft, effizient und professionell.